Front of House là gì trong khách sạn


Hỏi ĐápLà gì

Font office là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động của khách sạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết được Front office là gì? Có những bộ phận Front office nào thường được sử dụng trong hoạt động của một khách sạn? 

Tất cả những điều này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Front office là gì?

Front office là gì? Đây là bộ phận Tiền sảnh của khách sạn. Nó còn được viết tắt là FO. Vì là “bộ mặt” của khách sạn – nơi khách hàng làm thủ tục check in, check out nên bộ phận này rất được chú trọng. Nó có tính quyết định cao đến đánh giá của khách hàng khi lưu trú tại đây.

Các bộ phận trong Front office

Tùy theo từng khách sạn khác nhau sẽ có cách bố trí các bộ phận Font office khác nhau. Điều này còn phụ thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ của khách sạn. Tuy nhiên, hầu hết tại các khách sạn, bộ phận tiền sảnh sẽ có những bộ phận bên trong cùng nhau đáp ứng các nhu cầu của khách hàng khi lưu trú tại khách sạn. Vậy các bộ phận Front office là gì?

1. Bộ phận Lễ tân

Lễ tân trong khách sạn còn được gọi là Reception hay Font Desk Clerk. Nhiệm vụ chính của bộ phận này chính là chào đón và hỗ trợ khách hàng làm các thủ tục check in vào khách sạn. Ngoài ra, khi khách hàng cần hỗ trợ thêm thông tin về các địa điểm vui chơi, giải trí trong khu vực thì bộ phận này cũng là nơi hỗ trợ cho khách hàng.

2. Bộ phận hướng dẫn khách

Hướng dẫn khách hàng là một trong những bộ phận của Font offcice. Nó còn được gọi là Concierge. Bộ phận này sẽ tư vấn cho khách hàng lưu trú tại khách sạn những dịch vụ hỗ trợ để khách có được những trải nghiệm hài lòng. Khi khách hàng rời đi, bộ phận này sẽ hộ trợ khách sắp xếp phương tiện vận chuyển. Đôi lúc, bộ phận hướng dẫn khách còn kiêm luôn vai trò của nhân viên Doorman và Bellman.

3. Bộ phận thu ngân

Với câu hỏi những bộ phận trong Front office là gì thì không thể không nhắc đến bộ phận thu ngân. Bộ phận này còn được gọi là Cashier với công việc chính là thanh toán hóa đơn dịch vụ cho khách hàng lưu trú tại khách sạn. Một số trường hợp khách hàng cần đổi tiền thì bộ phận này là nơi để khách tìm đến. Tình hình chi tiêu hàng tháng của khách sạn sẽ do bộ phận thu ngân báo cáo.

4. Bộ phận tổng đài

Trong khách sạn, bộ phận tổng đài cũng được liệt vào danh sách Font office. Bộ phận tổng đài hay còn gọi là Operator sẽ là nơi tiếp nhận cuộc gọi bên ngoài vào khách sạn và chuyển thông tin tới khách hàng lưu trú tại đây. Đồng thời, bộ phận này cũng có vai trò chuyển thông tin đến nơi được khách hàng yêu cầu. Đối với những cuộc gọi cần trả phí, bộ phận này sẽ ghi lại hóa đơn để khách hàng thanh toán khi check out.

5. Bộ phận đặt phòng

Reservations hay còn gọi là bộ phận đặt phòng trong khách sạn là nơi tiếp nhận thông tin khách hàng có nhu cầu đặt phòng trước từ khách hàng thông qua các hệ thống website hay các hệ thống đặt phòng trung tâm khác. Bộ phận này sẽ nắm tình trạng danh sách phòng còn trống, phòng vừa trả… để giải đáp thông tin khách hàng cần biết.

6. Bộ phận quan hệ khách hàng

Vai trò của bộ phận quan hệ khách hàng trong Front office là gì? Đó chính là ghi nhận góp ý, nhận xét của khách hàng liên quan đến khách sạn và đưa ra hướng giải quyết nếu trong phạm vi quyền hạn cho phép.

7. Bộ phận đứng cửa

Bộ phận này còn được gọi là Doorman hay Bellman. Công việc của bộ phận này là mở cửa xe, hướng dẫn nơi đỗ, chảo đón khách hàng, xách hàng lý giúp khách hàng…

Nếu bạn đang làm trong lĩnh vực khách sạn hay chuẩn bị tham gia vào môi trường này thì việc tìm hiểu Front office là gì cũng như các bộ phận của nó là điều cần thiết. Hy vọng, bài viết trên đây sẽ giúp bạn nắm được thông tin cơ bản nhất về khái niệm này.

Bắt đầu tìm hiểu về ngành Nhà hàng Khách sạn, chắc chắn bạn sẽ đặt câu hỏi FO là gì, front office là gì… Nếu bạn có hứng thú với bộ phận tiền sảnh khách sạn thì bài viết sau sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên.

FO là gì? Front office là gì?

Theo bạn, bộ phận FO trong khách sạn là gì? FO là viết tắt của thuật ngữ front office, dùng để chỉ khối tiền sảnh khách sạn. Khối tiền sảnh khách sạn là một khối trong khách sạn từ 3 – 5 sao.

Xét về quy mô nhân sự, mặc dù front office không phải là bộ phận lớn nhất nhưng khách sạn lại không thể thiếu bộ phận này. Front office cần được tổ chức kỹ lưỡng nhằm đem lại doanh thu tốt nhất cho khách sạn.

FO là khối tiền sảnh khách sạn (Nguồn ảnh: Internet)

Vai trò của FO là gì?

Chức năng chính của front office là gì? Khối tiền sảnh được ví như “trái tim” của khách sạn vì những lý do sau:

  • Tối đa hóa doanh thu từ việc bán phòng, thường chiếm khoảng 50% tỷ trọng doanh thu và lợi nhuận toàn khách sạn.
  • Xây dựng mối quan hệ thông qua tiếp xúc với khách đang lưu trú và khách hàng tiềm năng.
  • Là trung tâm xử lý yêu cầu của khách, phối hợp với những bộ phận khác nhằm thống nhất chu trình phục vụ, đáp ứng chất lượng dịch vụ theo mong đợi của khách.
  • Là công cụ marketing cho khách sạn, từ việc thu nhận thông tin của khách đặt phòng và làm thủ tục đăng ký, nhằm quảng bá khách sạn và chăm sóc khách hàng.
  • Tạo ra lợi nhuận gián tiếp cho những bộ phận khác (ví dụ hỗ trợ khách đặt bàn tại nhà hàng trong khách sạn).

Các vị trí thuộc bộ phận FO trong khách sạn là gì?

Khối tiền sảnh khách sạn gồm các bộ phận/tổ sau:

Tiếp tân (Reception)

Bộ phận tiếp tân sẽ chào đón khách, làm thủ tục check-in, check-out mỗi khi khách đặt và trả phòng, giới thiệu dịch vụ, sản phẩm, giải đáp thắc mắc của khách và là đầu mối liên hệ của khách với nhiều bộ phận khác trong khách sạn.

Reception là bộ phận cực kỳ quan trọng thuộc front office (Nguồn ảnh: Internet)

Đặt phòng (Reservation)

Chức năng của Reservation là tiếp nhận và xử lý booking từ các kênh khác nhau, phối hợp với tiếp tân để kiểm soát tình trạng phòng…

Hỗ trợ dịch vụ khách hàng (Concierge)

Concierge sẽ phụ trách sắp xếp xe đón khách, hỗ trợ hành lý, gợi ý cho khách địa điểm vui chơi, ăn uống, mua sắm, chuyển bưu phẩm lên phòng khách…

Tổng đài (Switchboard)

Tổ tổng đài chịu trách nhiệm chuyển điện thoại từ khách bên ngoài đến phòng khách, các phòng ban và ngược lại, cài đặt báo thức, tiếp nhận yêu cầu khách…

Thu ngân (Cashier)

Chức năng chính của thu ngân là thực hiện các giao dịch liên quan đến các loại hình thanh toán như theo dõi chi phí của khách, thanh toán tiền cho khách bằng nhiều hình thức, đổi ngoại tệ…

Dịch vụ văn phòng (Business center)

Đây là tổ cung cấp tiện nghi cho khách về dịch vụ văn phòng phẩm như in ấn, cho thuê máy tính, phòng họp, dịch thuật, đóng gói và chuyển phát nhanh…

Kiểm toán đêm (Night auditor)

Tổ kiểm toán đêm đóng vai trò quan trọng trong công tác tổng hợp các số liệu thanh toán và đảm bảo tính chính xác của mọi tài khoản.

Hoạt động quản trị khối tiền sảnh liên quan đến các cấp quản lý như Trưởng khối tiền sảnh (FOM – Front office manager), Trưởng bộ phận (Manager – Trưởng bộ phận tiếp tân, Trưởng bộ phận đặt phòng, Trưởng bộ phận hỗ trợ khách hàng…), Trưởng ca (Shift leader) hoặc Giám sát (Supervisor).

Với những thông tin trên về FO là gì, front office là gì, bộ phận FO trong khách sạn là gì… Hướng Nghiệp Á Âu hi vọng bạn đã hiểu rõ về các vị trí trong khối tiền sảnh khách sạn.
Hãy theo dõi các bài viết tiếp theo của Hướng Nghiệp Á Âu để cập nhật thông tin về ngành Nhà hàng Khách sạn bạn nhé.

Đăng Ký Để Được Tư Vấn Miễn Phí